Новый сервис для тех, кто ищет субподрядчиков и закупает стройматериалы

У строителей на закупки, по статистике, уходит почти 60% выручки. Эту статью расходов можно и нужно снижать — «прогибать» поставщиков и субподрядчиков, бороться с откатами, проводить конкурентные закупки, непрерывно искать новых поставщиков и субподрядчиков. Только в этом случае не получится так, что высота последнего этажа на объекте на полтора кирпича меньше, чем первого — из-за нехватки стройматериалов на объекте, а плитка не отваливается из-за того, что поставщик напутал с артикулами и доставил обычный плиточный клей вместо морозостойкого.

Крупные компании оптимизируют закупки с помощью автоматизации — они платят миллионы за разработку собственных электронных торговых площадок и систем управления закупками. Для тех, кто относит себя к среднему и малому бизнесу, есть альтернатива. Это облачные сервисы управления закупками. Специалисты «Всем Подряд» рассказывают о сервисе «Умные закупки»

«Умные закупки» — онлайн-сервис для тех, кто хочет экономить на закупках, не зависеть от пронырливых снабженцев и не срывать сроки сдачи объектов

«Умные закупки» — это облачный сервис. Для работы в нем не нужно ничего устанавливать: специалисты «Всем Подряд» просто получили тестовый доступ к сервису:

Получить тестовый доступ можно на сайте сервиса «Умные закупки»

Изучение сервиса «Умные закупки» начали с календаря. Для закупщика и директора по снабжению — это настоящий цифровой ежедневник. Он заполняется автоматически и заранее оповещает о проведении тендера, подведении его итогов, угрозе опоздания с поставками или сам факт поставки — вы всегда будете в курсе:

Планирование закупок: экономия уже заложена в процесс

С помощью инструментов Планирования можно собирать потребности вашей компании в товарах и услугах для выполнения работы: строительства или ремонта объекта, питания и проживания рабочих, даже бумажной работы. Список потребностей от объектов и подразделений — это ваш план закупок, который можно уменьшать и увеличивать в зависимости от бюджета:

Уже на этапе сбора потребностей можно экономить. Одинаковые запросы на закупку по клику объединяются: вместо нескольких отдельных небольших закупок создается одна крупная. А значит, закупщик может рассчитывать на скидки и добиваться оптовых цен:

Заказы на поставку — быстрое снабжение и контроль расходов

Одним из самых интересных, с точки зрения снабжения, моментов работы в системе «Умные закупки» — заказ на поставку. Это основная форма, с которой мы все сталкиваемся, снабжая объект: расходниками, стройматериалами, инструментом и техникой.

В заказе видно, кто, что и когда закупал, сколько это стоит и кто поставщик. К заказу привязаны и договор, и тот, кто его оформил, и поставщик, и план закупок, в который этот заказ входит.

Для заказов на поставку можно создать правила согласования: например, небольшие заказы можно отправлять поставщику без согласования, а крупные — только через контроль того или иного специалиста, директора, бухгалтера или юриста:

Проложить маршрут согласования можно для любого типа заказа на поставку. Понравилось, что для настройки согласования не нужно привлекать программистов: можно быстро построить маршрут самостоятельно.

Удобней всего разделять дорогие и недорогие заказы — мелочи, без которых невозможно работать, заказываются максимально быстро, а крупные партии товара или дорогие комплектующие — только через согласование:

Базовые настройки заявок на поставку делаются за пару кликов.

Проводить тендеры, чтобы получить выгодные цены, лучшие условия и качественные услуги

«Умные закупки» — это еще и доступ к электронной торговой площадке. Если вам нужно не просто закупаться, но и добиваться от поставщиков скидок, гарантий, четкого следования графику поставок, обязательств заменять брак в сжатые сроки.

Для закупщиков доступно семь базовых процедур: в том числе самая распространенная — аукцион на понижение. То есть закупка, во время которой вы добиваетесь от поставщиков снижение цены. Аукцион на понижение — это удобно, если нужно быстро закупить типовые товары, а требований к характеристикам товара немного.

Для закупки сложных товаров и услуг можно использовать несколько процедур — одну за другой:

• Провести аттестацию, чтобы выбрать поставщиков, которые могут участвовать в закупке.
• Провести тендер в формате аукциона на понижение — и получить несколько победителей, у которых примерно одинаковая цена.
• Провести между победителями переторжку — пусть попробуют немного улучшить условия доставки, предоставят образцы товара, сертификаты на него или предложат рассрочку платежа за поставку.

Здесь специалисты «Всем Подряд» подумали — а как же искать и отбирать этих самых поставщиков. Едем дальше — посмотрим, как можно управлять поставщиками.

Управление поставщиками: оставлять лучших, не подпускать ненадежных

В «Умных закупках» получается управлять не только закупочными процессами, но и поставщиками:

Добавлять новых поставщиков.

Приглашать на регистрацию, чтобы поставщик мог принимать участие в закупках.

Проводить аттестации — проверки поставщиков, чтобы сохранить лучших и отсеять ненадежных.

Заметили, что есть возможность импортировать базу поставщиков: через несложный шаблон вы можете выгрузить ее в систему управления закупками — и приглашать на тендеры, проводить аттестации:

Понятный и настраиваемый документооборот

Контроль за содержанием и исполнением договора — половина успеха в закупках. В сервисе «Умные закупки» нашли все, чтобы согласовывать договоры, отслеживать ситуацию по ним, быть в курсе поставок, нарушений, создавать доп. соглашения и сохранять в архиве для дальнейшей работы:

Что понравилось: можно полностью настраивать контроль за исполнением каждого договора. Вы сами определяете, какие события важны, какие нарушения критичны и какие договоры будете заключать. Добавить новые типы договоров, нарушений, важных событий можно без участия программиста.

Анализировать затраты и искать пути экономии

В сервисе автоматически формируются отчеты, которые позволяют оценить расходы, экономию, активность поставщиков, скорость доставки и многое другое:

Познакомиться с возможностями сервиса «Умные закупки» можно на презентации:

Записаться на презентацию сервиса управления закупками «Умные закупки»